Privacy verklaring
Artikel 1. Definities
1.1. In dit privacy beleid worden de volgende definities gebruikt:
a. Roots of Me: de gebruiker van dit privacy beleid: Roots of Me gevestigd aan de Waldeck Pyrmontkade 834 te Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 75138263;
b. betrokkene: de natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt, zoals een contactpersoon van een klant, de gebruiker van de software of de deelnemer aan een training;
c. software: de softwareapplicatie die door Roots of Me is ontwikkeld;
d. overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Roots of Me en de betrokkene;
e. website: de website https://www.rootsofme.com/ die door Roots of Me wordt beheerd inclusief het licentiemanager dashboard dat daarop beschikbaar wordt gesteld;
f. persoonsgegevens: gegevens waarmee een natuurlijke persoon geïdentificeerd kan worden.
Artikel 2. Verwerkingsverantwoordelijke
2.1. Roots of Me is de verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevens die verwerkt worden middels de website en in het kader van de overeenkomst. De contactgegevens van Roots of Me zijn:
Roots of Me
Waldeck Pyrmontkade
2518 KB Den Haag
(+31)70 780 16 29
2.2. Voor Roots of Me is een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens handelt Roots of Me volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
2.3. Roots of Me verwerkt persoonsgegevens wanneer de betrokkene deze persoonsgegevens via de website aan Roots of Me heeft verstrekt, de betrokkene de overeenkomst aangaat, de betrokkene inlogt of de betrokkene deelneemt aan een training.
Artikel 3. Persoonsgegevens
3.1. Roots of Me verzamelt en verwerkt de volgende gegevens:
a. Voornaam en achternaam;
b. Adres;
c. E-mailadres;
d. Telefoonnummer;
e. Functie;
f. Werkgever;
g. Inloggegevens;
h. Betaalgegevens;
i. Gegevens over het bezoek van de website (analytische gegevens).
3.2. Roots of Me verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens van betrokkenen.
Artikel 4. Grondslag en doeleinden van de verwerking
4.1. De grondslag van de verwerking van de persoonsgegevens is het uitvoeren van de overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, de toestemming van de betrokkene of het gerechtvaardigd belang van Roots of Me.
4.2. Roots of Me verzamelt en verwerkt de (persoons)gegevens voor de volgende doeleinden:
a. Het uitvoeren van de overeenkomst;
b. Het aanmaken van een account voor de betrokkene;
c. Het toegang verlenen tot de software;
d. Het sturen van dienst gerelateerde berichten;
e. Het opnemen van contact i.v.m. de overeenkomst;
f. Het in behandeling nemen van een offerteaanvraag, vraag, opmerking of klacht;
g. Het voldoen aan administratieve plichten;
h. Het uitvoeren van financiële transacties;
i. Het sturen van nieuwsbrieven;
j. Het verbeteren van de website;
k. Het genereren van algemene statistieken over het gebruik van de website;
l. Het geven van (online) trainingen.
4.3. Wordt een abonnement via de website afgesloten door een natuurlijke persoon, dan is de verstrekking van voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en betaalgegevens een contractuele verplichting. Zonder deze gegevens kan de overeenkomst niet tot stand komen.
4.4. Is de klant een rechtspersoon, dan is de verstrekking van de naam van de contactpersoon van de klant een contractuele verplichting. De overige benodigde gegevens zijn bedrijfsgegevens en derhalve geen persoonsgegevens in de zin van de AVG.
4.5. Om na de proefperiode van 2 weken gebruik te maken van de software dient de gebruiker zijn naam, e-mailadres en de door de klant verstrekte inloggegevens in te voeren.
4.6. Roots of Me zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, zoals omschreven in artikel 4.2, waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.
4.7. Roots of Me verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de bestaande doeleinden. Roots of Me streeft naar minimale gegevensverwerking.
4.8. Roots of Me zal de persoonsgegevens niet verwerken voor andere doeleinden dan hierboven omschreven.
Artikel 5. Nieuwsbrief
5.1. Roots of Me stuurt enkel nieuwsbrieven naar de betrokkene indien de betrokkene zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief.
5.2. In elke nieuwsbrief die naar de betrokkene wordt gestuurd, is een link opgenomen waarmee de betrokkene zich kan afmelden voor de nieuwsbrief van Roots of Me.
Artikel 6. Geautomatiseerde besluitvorming
6.1. Roots of Me neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor betrokkenen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.
Artikel 7. Wissen van persoonsgegevens
7.1. Roots of Me zal persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging verwijderen uit zijn systemen o.a. indien:
a. De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt;
b. De betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens en dit bezwaar terecht is;
c. De persoonsgegevens onjuist of achterhaald zijn.
7.2. Roots of Me is niet verplicht persoonsgegevens te wissen indien sprake is van een van de in de wet omschreven situaties waarbij het “recht op vergetelheid” niet van toepassing is.
Artikel 8. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
8.1. Roots of Me zal de persoonsgegevens van de betrokkene aan derden verstrekken, indien:
a. Roots of Me daarvoor uitdrukkelijk voorafgaande toestemming heeft verkregen van de betrokkene. De betrokkene kan zijn toestemming om persoonsgegevens aan derden te verstrekken te allen tijde intrekken;
b. Een van de wettelijke grondslagen van toepassing is waarop het verstrekken van persoonsgegevens aan een derde is toegestaan;
c. Het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst;
d. De doorgifte geschiedt aan een door Roots of Me voor de in dit privacy beleid opgesomde doeleinden ingeschakelde verwerker, zoals een ICT-dienstverlener, boekhoudprogramma beheerder of betaalprovider, met welke verwerker Roots of Me middels een overeenkomst of andere rechtshandeling is overeengekomen dat de verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
e. Daarom verzocht is door een autoriteit, zoals politie of justitie. Voordat Roots of Me persoonsgegevens aan een autoriteit verstrekt, controleert Roots of Me de bevoegdheden van deze autoriteit.
Artikel 9. Inzagerecht, recht op overdraagbaarheid, rectificatie en verwijderen
9.1. Op verzoek verleent Roots of Me aan de betrokkene toegang tot alle persoonsgegevens die Roots of Me van hem bijhoudt en verstrekt Roots of Me de betrokkene kosteloos een kopie van deze gegevens in een dergelijke vorm zodat de betrokkene zelf de persoonsgegevens aan een derde kan verstrekken.
9.2. Roots of Me biedt de betrokkene de mogelijkheid om kosteloos eventueel onjuiste gegevens die Roots of Me van hem bijhoudt te laten corrigeren of te verwijderen.
9.3. Het verzoek tot toegang, een kopie, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens kan schriftelijk of via de e-mail bij Roots of Me worden ingediend, zie artikel 2.1 voor de contactgegevens van Roots of Me. Roots of Me reageert zo spoedig mogelijk op een dergelijk verzoek en in ieder geval binnen 1 maand.
Artikel 10. Bezwaar
10.1. De betrokkene kan bij Roots of Me bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens indien hij daarvoor gezien zijn specifieke situatie een goede reden voor heeft. Nadat Roots of Me het bezwaar van de betrokkene heeft ontvangen, stopt Roots of Me met de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkene, tenzij Roots of Me bij de verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigde belangen heeft die zwaarder wegen dan het belang van de betrokkene.
Artikel 11. Recht van beperking
11.1. Indien door de betrokkene een verzoek is ingediend i.v.m. het aanpassen, aanvullen of wissen van zijn persoonsgegevens of een bezwaar is ingediend i.v.m. de verwerking van zijn persoonsgegevens en het in behandeling nemen, verwerken en uitvoeren van dit verzoek of dat bezwaar enige tijd duurt, dan kan de betrokkene Roots of Me verzoeken de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken.
Artikel 12. Afhandeling van verzoek
12.1. Om er zeker van te zijn dat het verzoek omtrent persoonsgegevens door de betreffende betrokkene is gedaan, kan Roots of Me de betrokkene vragen een kopie van zijn identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. De betrokkene dient in het kopie zijn pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van de privacy van de betrokkene.
12.2. Indien Roots of Me op verzoek van de betrokkene persoonsgegevens van de betrokkene corrigeert, aanvult of verwijdert of de verwerking van de persoonsgegevens beëindigt of beperkt of een ingetrokken toestemming heeft verwerkt, dan stelt Roots of Me de betrokkene daarvan op de hoogte.
Artikel 13. Beveiligingsmaatregelen
13.1. Om inzage van persoonsgegevens door onbevoegden, verlies, diefstal en onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens te voorkomen, heeft Roots of Me verschillende beveiligingsmaatregelen getroffen, waaronder maatregelen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, wijziging, onrechtmatige en onbedoelde vernietiging en onbedoeld verlies van de persoonsgegevens. Roots of Me heeft o.a. de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:
a. Het gebruiken van beveiligde systemen met sterke wachtwoorden om toegang door onbevoegden tot informatiesystemen te voorkomen;
b. Het gebruik van antivirus software;
c. De website maakt gebruik van een beveiligde verbinding (SSL-certificaat);
d. Het geregeld uitvoeren van software updates;
e. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
13.2. Personen die door Roots of Me worden ingehuurd of bij Roots of Me in dienst treden en die in het kader van hun taak kennisnemen van persoonsgegevens worden, bijvoorbeeld in een opdrachtovereenkomst, arbeidsovereenkomst of geheimhoudingsverklaring, door Roots of Me tot geheimhouding verplicht.
13.3. Alleen de medewerkers van Roots of Me waarvoor het in het kader van hun functie/werkzaamheden noodzakelijk is om toegang te hebben tot persoonsgegevens, worden door Roots of Me toegang verleend tot de persoonsgegevens.
Artikel 14. Privacy beleid van derden
14.1. Dit privacy beleid is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website zijn verbonden. Roots of Me aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de wijze waarop deze websites omgaan met persoonsgegevens. Voor meer informatie over de wijze waarop deze derden met persoonsgegevens e.d. omgaan, dient het privacy beleid van de betreffende website geraadpleegd te worden.
Artikel 15. Wijzigingen
15.1. Roots of Me behoudt zich het recht voor om eenzijdig wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Op de website staat de nieuwste versie van het privacy beleid van Roots of Me
Artikel 16. Cookies
16.1. De website maakt gebruik van strikt noodzakelijke cookies, functionele cookies en analytische cookies.
16.2. Voor meer informatie over de cookies op de website kan de betrokkene het cookiebeleid van Roots of Me raadplegen, zie deze pagina.
Artikel 17. Klacht indienen
17.1. Indien de betrokkene van mening is dat de verwerking van persoonsgegevens door Roots of Me niet in overeenstemming is met dit privacy beleid en/of met de toepasselijke wet- en regelgeving, dan kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.